如何防止客户要求吨的修订

如果您曾经被要求对提交的书面作品进行多轮修订(谁还没有完成!),那么您将知道它会耗时又令人沮丧。

毕竟,您已经完成了研究并提出了很多问题。但是客户仍然会返回您未曾想到的版本。

为什么会这样?有时,客户决定在最后一刻改变方向。或者他们与组织中的其他人进行了协商,并且 那些 人们要求改变。或者,他们决定在第11小时排除信息(或包括新信息)。

您无法看到这些变化即将到来。那么,您该如何避免它们呢?

我有三个建议:

1.明确允许的修订数量

在每个项目开始时,您都希望弄清楚在项目范围内包括多少轮修订。您可以将其直接写到合同中作为您的一部分 修订条款.

通常,我建议进行一轮标准修订,最多建议再进行两轮次要修订。

将其纳入您的合同将激励客户认真对待这一过程,并从一开始就做出坚定的决定。他们会知道,如果以后要进行大量更改,这些更改可能会超出范围,最终会使您付出更多。

本质上,拥有此条款会迫使他们在游戏中添加一些皮肤。

2.从您的客户那里获得更好的信息

为避免后期修订,您可以做的另一件事是从客户那里获得更好的信息。 之前 你开始写作。

在确定项目范围时,可以通过使用问卷来指导与客户的对话来实现此目的。

不幸的是,没有可用于每个项目的“魔术”问卷。相反,您需要(至少在某种程度上)为每个项目自定义每份问卷。

这并没有您想象的那么耗时。首先集思广益,列出您需要解答的问题。

例如:目标是什么?谁是目标受众?您需要把握哪些关键点?您应该谈哪些好处?你应该引用谁?

然后,合并并重新排列这些问题以创建模板。现在,您可以将此模板用作每个项目的基础。 (通常,您会发现70%的问题在每个项目中都是相同的。大约30%的问题对于每个项目都是唯一的。)

当您与客户打起电话时,请使用此问卷作为指导,以确保您收集了所有需要的信息。

另一种方法是构建创意摘要。无需通过电话管理调查表,而是给客户调查表并要求他们完成调查表。

要了解有关创意摘要以及如何使用它们的更多信息,请参见 营销作家Pam Foster.

3.与客户签到 较早 在项目中

在创建过程中尽早进行编辑和更改总是比以后更容易。通过与客户建立早期的“签入”点,您可以在小问题发展为大问题之前发现它们。

实现此目的的一种方法是创建一个“中间可交付成果”,并在继续之前获得其批准。

例如:假设您被要求写白皮书。在确定项目范围并进行其他研究之后,您将创建文档的大纲,并将其提交给客户端以供审核和签字。

然后您就可以开始写作了。那是关键。

添加此额外步骤有几个优点。首先,您将在此过程的早期发现问题区域,这将减少以后需要进行的编辑次数。

其次,它创建了一条纸质记录。如果客户以后要求进行一系列与他们签署的更改相抵触的更改,则可以将其用作更改订单的证据并收取额外费用。

我承认,多年来我一直避免在我的写作过程中添加这个额外的“签入点”。似乎工作太多。这也给了我两个完成任务的截止日期,而不仅仅是一个,这使我不得不紧缩项目进度。我还担心自己要提出大纲,以后可能要修改。

但是我最终了解到,添加这种中间检查点可以解决比创建的问题更多的问题。是的,花时间进行管理并降低了我的灵活性。但这使我免于以后的麻烦。

您可以将修订降至最低

我们希望客户要求对我们提交的作品进行一些修改。实际上,我们欢迎您!它表明他们正在关注和关心最终产品的质量。

但是,不应重复进行重大修改。它不仅令人沮丧,还会导致自我怀疑。从而缩短了我们进行其他项目的时间!

通过执行这三个简单的步骤,您将可以更轻松地完成可交付成果的交付-减少修订的次数。

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